福州市公安局地铁分局建设数字档案室

“以往查阅档案不仅要来回跑档案室翻阅纸质材料，而且只能通过文件标题检索。现在足不出户就能通过网络系统快速查找文件，达到一键‘秒级反应’，工作效率提升了3倍。”数字档案室是信息化条件下档案室的升级版，是推动档案工作转型升级、提质增效的重要手段。近年来，福州市公安局地铁分局以全市公安数字档案室建设（试点）为契机，坚持问题导向，全力攻坚克难，深耕细作推进档案数字管理，今年10月获评全省首批、福州首家“福建省示范数字档案室”。

“为推进数字档案室建设，我们组建了由分管领导、档案部门负责人、各部门兼职档案人员组成的工作小组，落实档案工作责任制，形成一级抓一级、层层抓落实的档案管理网络。”地铁分局副局长耿玫介绍，地铁分局还定期开展档案数字化业务培训，针对工作中存在的突出问题，不定期邀请上级档案部门专家进行讲解辅导，以此提高业务水平，推动工作提档升级。

每天下午5时，民警阮觅沛开始对当天的电子档案进行管理。点开档案管理系统，自动弹出到期鉴定、借阅申请等待办事项提醒消息，进入待签收文件库，系统还会自动提示著录缺项和原文缺失内容，辅助管理员签收或退回相关文件，并对错误情形进行标注。归档文件整理完毕，系统自动生成卷（件）封面和文件目录。

“整理完成后，每项业务既有电子卷，也有统一格式打印出来的标准化纸质档案卷。日后需要查找，我们就能根据电子文件显示的编号精准地找到纸质档案存放的位置。”阮觅沛说。

研发智能化档案库房管理系统、完善档案系统功能模块是地铁分局加强档案数字管理的重要举措。着眼档案工作“标准化、数字化、智能化”目标，该局制定了以库房环境智能监控为阶段目标、以数字档案室为发展建设方向的“两步走”实施方案，实现了库房环境、安防、消防、门禁等6大类9小项指标数据全时段、多维化监测，及时消除火灾等隐患苗头。该局采用的室藏文书档案数字化加工和数字副本光学字符识别等先进做法，做到了审批、出库、前处理、扫描、挂接、装订、验收、入库等全流程、各环节管理台账，有效避免了档案破损丢失及无处查找，突破了电子档案、纸质档案一体化管理难题。

在做好每一件档案电子化的基础上，地铁分局还对以往的历史纸质档案逐一重新整理、扫描，上传存储于档案管理系统，实现历史纸质档案网上保管、全文查询。

据统计，地铁分局现已搭建完成全覆盖的档案目录数据库、全文数据库，现有数据目录3000余条、加载电子文件1.5万页，库藏档案数字化率达100%。

“档案工作面临转型升级的新任务，我们将应势而动、顺势而为、乘势而上，以数字化赋能档案现代化，用更高的档案建设标准、更好的档案储存质量，为公安事业发展作出新的更大贡献。”地铁分局局长俞峰说。（记者 程明 林春长 通讯员 榕公宣）